這里所說的辦公設(shè)備，是指除辦公室的家具以外，辦公室的一大批與辦公相關(guān)的 機(jī)器和裝置。主要的辦公機(jī)器是信息機(jī)器。無論是一臺打字機(jī)一臺電子計(jì)算機(jī)、一 臺復(fù)印機(jī)或一臺計(jì)算器，它們都與處理信息有關(guān)。因此，辦公設(shè)備是人與工作之間的 媒介。機(jī)器能使職員在較少的時(shí)間內(nèi)比較準(zhǔn)確地、質(zhì)量比較高地完成更多的工作。KPI【智風(fēng)績效】認(rèn)為，一些設(shè)備，如電傳打字機(jī)，可以幫助職員把他們的工作成果傳送給超遠(yuǎn)距離的其他人，而且能收到快速反饋。
選擇好辦公設(shè)備，不僅可以直接節(jié)省一大筆錢，而且可以減少機(jī)器的維修費(fèi)用、 保證機(jī)器的較長壽命，高質(zhì)量的設(shè)備還可以提高工作人員的操作效果，提高工作效率、生產(chǎn)率。辦公設(shè)備的選擇可從可行性研究開始。在進(jìn)行可行性研究時(shí)管理者應(yīng)該 清楚的兩個(gè)問題是：(1)這種設(shè)備是否必要?(2)如果必要，哪種設(shè)備最好?
在可行性研究中，要對整個(gè)信息系統(tǒng)進(jìn)行鑒別，而且要弄清楚這種設(shè)備在這一系 統(tǒng)中的作用。為幫助管理者做好辦公設(shè)備的可行性研究，下列準(zhǔn)則可能是有用的：
(1)如果使用設(shè)備可以提高工作人員的效率，那么這種設(shè)備可能就是有必要購買的。如果設(shè)備可以代替復(fù)雜或者枯燥無味的工序，那么也應(yīng)該購買，以提高工作量。
(2)在設(shè)備能提供高質(zhì)量產(chǎn)出的地方，應(yīng)該使用設(shè)備。例如，相對于用打字機(jī)打出的報(bào)告，手工抄寫報(bào)告的整潔度和清晰度不夠，應(yīng)盡量使用前者。
(3)如果通過設(shè)備能夠保持較好的控制力，保證產(chǎn)品的精確度，那么應(yīng)該購買。
(4)每當(dāng)設(shè)備能降低辦公室工作的實(shí)際操作成本時(shí)，就應(yīng)安裝設(shè)備。在計(jì)算設(shè)備 安裝的全部成本時(shí)，必須考慮勞務(wù)合同、操作和所需的布局變換的成本。
(5)為了應(yīng)付辦公室工作日程中的緊急工作以及高速度的要求和高峰負(fù)荷，應(yīng)該考慮安裝合適的設(shè)備。
(6)仔細(xì)思考所要購買的設(shè)備存在的缺陷，如設(shè)備所能承擔(dān)的最高位數(shù)、表格紙 和記錄帶的尺寸、循環(huán)速度、所要求的復(fù)制品的數(shù)量、自動處理的復(fù)雜程度、內(nèi)部貯 存媒體的數(shù)量和能力、預(yù)期使用壽命和以舊換新價(jià)值。
(7)機(jī)器操作人員和技術(shù)人員對機(jī)器最熟悉，因此在選擇時(shí)一定要多征求意見，做好協(xié)商。另外，如果購買機(jī)器后所需的培訓(xùn)強(qiáng)度過大、費(fèi)用過多，應(yīng)該慎重。
(8)在設(shè)備的選擇過程中，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先考慮可提供的現(xiàn)金和可靠的維修工作。如果 設(shè)備沒有正常地發(fā)揮作用，或沒有全部發(fā)揮作用，其結(jié)果就會增大辦公室作業(yè)成本。
(9)如果要考慮到設(shè)備的用途，就應(yīng)該選擇具有下列特點(diǎn)的設(shè)備：簡單(容易操 作、容易學(xué)、容易維修);靈活(在許多情況下都能用);輕便(機(jī)器容易遷移，以便 在一些部門中使用);適應(yīng)性強(qiáng)(能很快合并到現(xiàn)在的辦公室系統(tǒng)中)。
(10)在正式購買前，應(yīng)考慮在安裝設(shè)備的地方進(jìn)行預(yù)測試，通過一定的測試期 才能真正了解設(shè)備的性能和狀況。對于大型、貴重的設(shè)備尤其要測試，而且應(yīng)有較長 的測試期。
(11)辦公室設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)化是人們所希望的。依靠尺寸、類型和牌號的標(biāo)準(zhǔn)化，就有可能：①通過較大數(shù)量的購買，獲得較低的價(jià)格。②由于使用的只是幾種牌號的機(jī) 器，可以降低保養(yǎng)費(fèi)用。③如果必要的話，可建立公司自己的服務(wù)部門，這樣做比較 方便而且比較經(jīng)濟(jì)。④由于擁有一支能操作任何一種機(jī)器的職工隊(duì)伍而做到了節(jié)省開 支。⑤在培訓(xùn)操作人員上比較簡單而且比較容易。⑥購買和使用適合機(jī)器牌號的辦公 表格用紙。⑦使設(shè)備折舊和以舊換新價(jià)值計(jì)算簡單化，這方面從所得稅及通過貼舊換 新處理設(shè)備這兩種觀點(diǎn)來看都是重要的。
