在某中型企業(yè)的經(jīng)營(yíng)變革活動(dòng)，成本降低是這次經(jīng)營(yíng)變革的重點(diǎn)內(nèi)容。調(diào)研中通過數(shù)據(jù)分析發(fā)現(xiàn)，這家企業(yè)每月的材料庫(kù)存金額（原材料庫(kù)存金額+輔料庫(kù)存金額）較高，與每月銷售金額相對(duì)比，超出了合理的比值。企業(yè)方財(cái)務(wù)人員反映，
材料庫(kù)存過高給企業(yè)運(yùn)營(yíng)資金帶來了一定的壓力，目前沒有好的解決辦法。實(shí)地抽查原材料倉(cāng)庫(kù)、輔料倉(cāng)庫(kù)的帳物卡相符情況，這兩個(gè)倉(cāng)庫(kù)的帳物卡準(zhǔn)確率均在20%以下。
在進(jìn)行原材料、輔料請(qǐng)購(gòu)管理環(huán)節(jié)調(diào)研時(shí)，查閱表單發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)有的請(qǐng)購(gòu)流程是由車間提出用料申請(qǐng)?zhí)顚憽墩?qǐng)購(gòu)單》，交生產(chǎn)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，再由倉(cāng)管員確認(rèn)倉(cāng)庫(kù)是否有物料并簽字，最后轉(zhuǎn)交采購(gòu)部進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)部查看已批準(zhǔn)正在采購(gòu)的《請(qǐng)購(gòu)單》發(fā)現(xiàn)，有的《請(qǐng)購(gòu)單》上倉(cāng)管員有簽字，有的《請(qǐng)購(gòu)單》上倉(cāng)管員沒有簽字，有簽字的《請(qǐng)購(gòu)單》大部分是倉(cāng)庫(kù)的賬務(wù)文員查了電腦賬之后進(jìn)行的補(bǔ)簽。對(duì)上述請(qǐng)購(gòu)流程進(jìn)一步分析就會(huì)發(fā)現(xiàn)這個(gè)流程存在一定問題，主要問題出在倉(cāng)管員的簽字確認(rèn)這個(gè)環(huán)節(jié)上?！}(cāng)管員在《請(qǐng)購(gòu)單》上簽字時(shí)，大多數(shù)情況下為了方便一般不會(huì)去清點(diǎn)實(shí)物（大部分倉(cāng)管員認(rèn)為：清點(diǎn)實(shí)物又費(fèi)時(shí)又辛苦，即使車間請(qǐng)購(gòu)多了下次也可以用，萬一報(bào)錯(cuò)數(shù)據(jù)欠料會(huì)被批評(píng)，直接同意車間的數(shù)量最安全）而是直接簽字?！べ~務(wù)文員簽字的依據(jù)是電腦賬，而電腦賬的準(zhǔn)確率又不高，簽字純粹是走形式。·車間主任為了滿足生產(chǎn)需要，考慮到運(yùn)營(yíng)資金壓力帶來的付款不及時(shí)造成的欠料問題（車間主任反映已經(jīng)發(fā)生過多次），不可避免地每次都多請(qǐng)購(gòu)一些數(shù)量，以免下次欠料耽誤生產(chǎn)進(jìn)度。也就是說，倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存中有一部分物料現(xiàn)在用不到，只是用來儲(chǔ)備，用于應(yīng)對(duì)欠料。庫(kù)存金額高是由于倉(cāng)庫(kù)賬物卡準(zhǔn)確率不高，由于車間擔(dān)心供應(yīng)商送貨不及時(shí)影響生產(chǎn)所造成的。
接著，在車間現(xiàn)場(chǎng)的所見所聞證實(shí)了這種推測(cè)：（1）在其中一個(gè)車間發(fā)現(xiàn)了堆積多年的鋼板，有一大部分是3年前訂單完工后剩下的材料，這批鋼板價(jià)值200多萬元，因?yàn)槌叽鐔栴}、價(jià)格問題、加工效率低不好用，導(dǎo)致現(xiàn)在生產(chǎn)的產(chǎn)品沒有去使用。（2）還在另一個(gè)車間的角落里發(fā)現(xiàn)了一種輔料，輔料的外包裝箱顯示的生產(chǎn)日期為2015年，數(shù)量為21箱，據(jù)車間管理人員估算和反饋，這些輔料按現(xiàn)在產(chǎn)量還能用4～5個(gè)月，這種輔料其他車間也有一部分，當(dāng)年車間的確是請(qǐng)購(gòu)太多了，倉(cāng)庫(kù)為了省事讓供應(yīng)商把這些材料全部卸到車間里面，所以一直堆到現(xiàn)在。（3）在廠區(qū)還發(fā)現(xiàn)了其他一些庫(kù)存過多的輔料，據(jù)技術(shù)人員估算，這些輔料可以用2～3個(gè)月。
基于上述數(shù)據(jù)、分析和事實(shí)，【智風(fēng)績(jī)效】咨詢師與企業(yè)方總經(jīng)理達(dá)成共識(shí)：（1）針對(duì)堆積的鋼板類原材料，技術(shù)部在設(shè)計(jì)產(chǎn)品時(shí)優(yōu)先選用，車間適當(dāng)降低效率把這些材料逐步使用掉。（2）針對(duì)輔料問題，即日起至下個(gè)月月底，車間不得請(qǐng)購(gòu)輔料，將目前可以使用的輔料清點(diǎn)建賬，車間只允許保留3天的用量，多余部分全部退回倉(cāng)庫(kù)，由倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理。（3）為了后續(xù)的管控，咨詢團(tuán)隊(duì)對(duì)請(qǐng)購(gòu)的流程進(jìn)行了完善，請(qǐng)購(gòu)先由車間提出物料申請(qǐng)，經(jīng)倉(cāng)管員確認(rèn)，生產(chǎn)部負(fù)責(zé)人審核，財(cái)務(wù)部審核，計(jì)劃員確認(rèn)，最后由總經(jīng)理批準(zhǔn)（崗位職能及流程完善后由計(jì)劃員請(qǐng)購(gòu)物料）。
增加財(cái)務(wù)部審核的短期目的是為了監(jiān)督倉(cāng)管員是否未清點(diǎn)實(shí)物就簽字、監(jiān)督賬務(wù)文員做賬是否及時(shí)、監(jiān)督是否賬上有庫(kù)存仍然請(qǐng)購(gòu)。財(cái)務(wù)部每周會(huì)到倉(cāng)庫(kù)抽查賬物卡1次，由于每次請(qǐng)購(gòu)的種類不多，財(cái)務(wù)部可以做到這些監(jiān)督。財(cái)務(wù)部審核的長(zhǎng)期目的是為了在請(qǐng)購(gòu)時(shí)就要做好資金的運(yùn)用計(jì)劃，特別是請(qǐng)購(gòu)大宗原材料，避免資金被動(dòng)使用。增加總經(jīng)理的批準(zhǔn)是為了讓請(qǐng)購(gòu)人、審核人明白請(qǐng)購(gòu)物料這件事的重要性，同時(shí)也是為了強(qiáng)化流程的執(zhí)行。
這些決議和完善后的請(qǐng)購(gòu)流程下達(dá)后，車間多出的各種輔料都退回了倉(cāng)庫(kù)，1個(gè)多月里沒有采購(gòu)輔料也沒有出現(xiàn)欠料，車間堆積的原材料也逐漸被消耗了。新的請(qǐng)購(gòu)流程在實(shí)施之初略嫌煩瑣，大家有些不習(xí)慣，慢慢地大家就體會(huì)到了這種做法帶來的好處。經(jīng)過3個(gè)多月的實(shí)施后，財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，請(qǐng)購(gòu)流程完善前每月材料庫(kù)存總金額為1723萬元，請(qǐng)購(gòu)流程完善后第4個(gè)月材料庫(kù)存總金額為1189萬元，材料庫(kù)存總金額下降了534萬元，下降比例為30.99%，在2018年度后續(xù)的幾個(gè)月里，這個(gè)數(shù)據(jù)始終保持在1150萬元以下，為企業(yè)的營(yíng)運(yùn)資金緩解了一定的壓力。
